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做翻译项目需求分析时想些什么

发布者:上海翻译公司     发布时间:2017-8-21
  需求分析是翻译公司项目经理的基本功,客户需求清不清楚直接关系到项目成功与否。在以往所有的翻译项目开始前,项目经理做的最多的工作就是反复沟通,沟通的80%内容都是关于客户需求。而需求分析是指项目经理理解用户(客户)需求,就翻译内容的要求和目的与其达成一致,并估计项目风险和评估项目时间、成本,最终形成项目计划的一个复杂过程。总体上说,我们的需求分析是做了,但是做得很不够,我们做的需求只解决了我们能做出这样的项目,但是没有解决这样的项目是不是真就是客户想要的。造成这种状况的原因主要是下面几个情况:
  1.客户自身需求不清
  很多时候,客户自身说不清楚需求,因为客户不熟悉翻译行业的服务标准和质量标准,有时给你项目的人和最终用项目成果的人也不是一个人,我们统称为客户。但是这不能怪客户,毕竟客户在翻译方面的知识要少的多,也没有相关的经验(否则要我们干吗?),可能心里只有一个想要的结果的轮廓,于是可能会要求我们去替他们来完善这个轮廓的细节,而我们的能力、我们能否真正站在客户角度去搜集和整理这些需求,就决定了这个需求的完整性和有效性。
  2.需求无时无刻不在变化
  随着客户对这个项目越来越深刻的理解,那么可能他的需求也会随之改变,这些改变可能是交付时间、质量要求、翻译风格等等,这些变化的可能性越大项目风险就会越大,我们在需求分析的时候就要充分考虑到哪些需求是相对固定的需求,哪些可能会是产生变动的需求,考虑到他的可变性,这样才能在翻译项目开始的时候在时间、质量、成本估算时考虑周全,提前做好风险预防,不致因为后面的变动而影响整个项目进展。
  3.项目经理与客户理解不一致
  毕竟,不是每个项目经理都是专业而合格的,为避免这种情况的发生,需求分析必须要有审核制度,公司自己内部要审核一遍,客户再审一遍,最好经由书面方式提出意见,修改后双方共同签字确认。但是在实际中并不能保证每一个项目都如此执行,由此出现的问题如下:
  1) 需求分析过于笼统,只关注到结果上,没有关注到细节节点上,翻译出来的东西在具体的细节上和客户的理解有误差,并且无法严格界定是否属于需求变更。比如体例、风格。
  2)需求分析结果只站在我们自己这方的立场,质量只要按照我方标准通过,不去关心客户对质量和成果的评审标准,认为只要尽快让客户签字认可就行。虽然签字认可能够给日后出现问题时划清我们的责任,但是不能保证使项目实施成功。而且会使得客户留下我们工作不专业,不严谨的印象,从而造成客户流失。
  3) 需求分析中含有翻译专业实施上有难度的功能,但是项目经理为了取得项目,一味的求全和盲目按照客户的设想,受客户影响过大,毕竟,很多时候,客户的想法在实际实施过程中是不专业的,或者可以有其他的方法来替代的。
  4)对双方已经确定的需求,按照项目管理流程需要按照变更手续执行的时候,客户可能会纠缠,提出“你们是专业人士,你们应该事先能提醒我们可能会出现这种问题”并以此来把责任推给我们,而我们又不好完全按照变更手续执行,因为可能激化双方的矛盾,比如项目经理没有对客户业务熟悉到非常细致的地步,而客户也没有过多关注这些细节,导致翻译的结果不合用,而重新按着客户的意见修改的话工作量比较大,导致成本增加、工期延长。
  5)翻译项目的成熟度受客户预算的限制。大部分客户在项目投入上都是有预算的,在成本有上限的前提下,项目的质量方面必然受一定影响,毕竟质量要稳定,相应的时间和成本就越高。这种问题一定需要事先告知客户并得到理解。
  6)由于反复的沟通容易造成项目经理思想上的倦怠,使需求分析最后虎头蛇尾。需求分析是一项繁琐枯燥的工作,需要和客户之间不断的商讨、确认和反复,另外由于大部分的客户虽然安排专人负责这项工作,但是该人并不只做这项工作,特别当他被很多其他的事情缠身的时候,而无心细看项目经理的需求分析的时候,他很可能会给你一个错觉,让你认为他已经真正的理解并认可了你的计划。
  结论
  1)需求分析是整个项目管理中需要重点控制的几个关键节点之一,首先项目经理思想上一定要重视。
  2)需求分析的项目经理要主动参与到需求的搜集工作中,准确领会客户的意图,并转化成让译员能够实现的结果。对于说不清楚需求的客户,要善于问关键问题,引导客户提出自己的需求。可以采取的措施是事先编制一个问卷文档,详细列举需要客户回答的问题,主要是防止项目经理自己遗漏。
  3)项目经理要能够对客户需求进行深入分析,区别出哪些需求存在日后变更的可能,哪些需求属于相对固定的,哪些需求能够实现,哪些需求需要变通才能实现,拿出风险控制计划,以便于指导后面的翻译进程。
  4)需求分析对翻译中细节的理解不能有歧义,一定要全面、准确,防止客户(用户)之间对同一个问题有两个截然不同的理解。可以通过翻译项目组内部讨论和评审,必要时让客户也要参与到讨论中,用大家的力量来避免这种情况发生。
  5)需求分析中的每个关乎翻译质量的问题都要让客户明白和理解,客户在理解之上的确认才能够保证日后一旦出现问题不致出现双方互相推托责任纠缠不清的情况。
  6)需求分析一定要经过至少项目经理和一个有经验的翻译人员参加的评审,要充分发挥团队的力量,重视每个人的才智,让大家来共同找出需求分析里不合理的、有歧义的、不完善的、遗漏的等等问题。
  7)不要让客户对需求分析中的问题产生歧义。只有客户对需求的完全的理解,才能在日后客户提出的修改被认为是需求变更的时候能够得到客户的理解。帮助客户去理解提交给他的需求分析而不是只等签字,对于有能够用好几种方式实现的质量需求,尽量做到能让客户去比较和选择。最好,需求分析能形成书面文档一定要双方共同签字确认。

 

本文转自墨责文化

 

 
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