无论我们写些什么材料——小说、研究报告、正式信件或电子邮件——最终都会归属到一个点：那就是觉得自己撰写的东西已经包含了所要陈述的所有内容。接着，就是激动人心的按“发送”按钮或是提交文件。但是，花点时间来校对一下您撰写的内容会带来完全不同的效果。
　　我们可以借助校对确保自己表达的意思不会被曲解，并避免一些令人尴尬的失误。下面列出了六点，希望能帮助您确保撰写内容具有极好的阅读流畅性。
　　1、保证一致性

　　无论您撰写的内容是虚构小说还是学术论文，很重要的一点就是，要保持整个文档的拼写、大小写和使用的术语的一致性。要实现这一点，最简单的一种方法就是制作被编辑们称为“样式表”（style sheet）的东西。如果您是在为出版社或机构撰写文档，其中一些样式可能是预先规定好的，还有一些情况下您可以自由选择样式。您需要在样式表上记录一些东西，示例如下：
　　使用哪些术语来进行描述（例如，某项医学研究开始时使用了“patients / 病患”这一术语，那么通篇都要使用“patients”，后续不可再使用“cases”，“participants”，或 “subjects”等等的词汇）
　　哪些词汇或短语你需要使用连字符的形式（例如，是 cooperate 和 coordinate 的形式还是 co-operate 和 co-ordinate 的形式）
　　使用英式的“ise”、英式的“ize”还是美式英语
　　哪些词汇您准备使用其首字母大写的形式（例如，是采用 the Committee 还是 the committee 的形式）
　　主标题与副标题如何安排（例如，是正常书写形式，还是词汇首字母大写的形式？主标题用粗体，副标题用斜体等等）
　　是否要在项目符号列表的条目末端加上标点符号
　　写下您在撰写之初就制定的这些规则，就在之后的撰写过程中遵循这些规则撰写。一旦您决定了样式，请坚持下去！
　　2、不要完全信任拼写检查工具
　　即使您已经执行了拼写检查功能，之后仍要通篇阅读一下您撰写的内容。虽然拼写检查工具非常有用，但是它对有些失误仍然不起作用：譬如，拼写检查不会对遗漏词汇报错，例如遗漏掉“not”就不会报错；某个词汇属于误用但是只要其拼写正确，拼写检查工具也不会报错。这种情况示例如下：their->there， in->it， that->then->than，causal->casual。如果上述各组词汇出现误用，拼写检查工具是不会报错的。拼写检查也无法应对众多的学术术语错误，特别是科技写作中学术术语颇多的情况。
　　3、缩写
　　缩写词要在其在文档中首次出现的地方进行定义：例如 Oxford English Dictionary（OED）。此后，在文档剩余部分使用相关词汇或短语时采用其缩写形式即可。但这条规则也有例外情况。譬如，当您在撰写一篇学术论文时，会使用一些众所周知的缩写词或者假定所有读者都知晓其释义的缩写词（例如DNA）。
　　4、数字
　　作为通用规则，0-10的撰写采用词汇拼写的形式，而其后的数字采用阿拉伯数字的形式（例如，‘The three heroes each drank 13 pints’）。但是，如果数字后边紧跟的是度量单位缩写，那么需要采用阿拉伯数字的形式（例如，7cm），且度量单位要采用单数形式。较大整数可以采用词汇与数字混合的形式（例如，我们通常采用 6 million 的形式，而不是6,000,000），或者完全采用词汇表述的形式（例如，six million）。需要注意的一点是，一旦您确定了文章的风格样式，请保持全文的一致性。在正式文本中，句子不应以数字开头。“In a survey, 19 respondents said that…”这种表述方法是正确的，而“19 survey respondents said that…”的表述方法是错误的）。
　　5、是否适合目标读者？
　　请确认您所采用的语言风格样式适合目标读者。例如，如果您撰写的是一份公司报告，请避免过于亲切与随意的风格，并确保这一非正式文件听起来不至于过分枯燥与学术气。此外，还要确保您撰写的内容符合读者期许。如果您目标受众是儿童，这一点尤为重要。
　　6、谨慎使用流行语（catch phrases）
　　适当使用流行语，会使得正式文体更有生气，且增加文章的幽默性。但需要注意的一点时，务必确保流行语的使用是准确无误的，尤其是进行非母语写作时。错误的使用流行语，其效果比不使用流行语还要糟糕。例如，“‘I am trying to save your face” 听起来就很奇怪，正确的表述方式应该是“I am trying to help you save face"。再举一个例子，在学术论文中，使用“… these results show that the procedure is a risky business…"要比使用"… these results show that there are risks associated with the procedure…"的形式要好。